【効率化】資料作成のスピードが早い人が必ずやっている6つのノウハウを共有します

こんにちは。わさお(@wasataka)です。

資料作成のスピードがめちゃくちゃ早い人っていますよね？

実はこういう人は考えるのが早いだけでなく、以下のようなテクニックを使っています。

この記事では資料作成のスピードが早い人がよく使っている上記のノウハウを共有したいと思います。

1.スライドマスタを設定する

1-1.スライドマスタを開く

スライドマスタを設定することで、画面サイズ、フォント、配色、図形などを都度変更することなく、デフォルト設定が可能になります。

なお、スライドマスタは[表示タブ]⇒[スライドマスタ]で開きます。

1-2.画面サイズを設定する

画面サイズは基本的にワイド画面(16:9)にしましょう。

現在のディスプレイの多くは16:9サイズになっているため、こちらのほうが自然に投影出来ます。標準(4:3)にすると、ディスプレイの左右両端に黒い線が入るため、見栄えが悪くなります。

また、スライドデザインの観点でもワイド画面のほうが余裕をもった構成にできるため、美しくなります。

なお、スライドサイズは[デザインタブ]⇒[スライドのサイズ]から設定できます。

1-3.フォントを設定する

フォントは和文と欧文の両方に設定します。なお、それぞれのおススメ設定は以下の通りです。

また、フォントサイズを統一することも重要です。おススメのサイズは下記の通りです。

・タイトル：32pt

・キーメッセージ：24pt

・小見出し：20pt

・本文：16pt

1-4.配色を設定する

配色にはルールがありますので、配色表を元に設定をしましょう。

配色表の使い方ですが、自分がベースカラーに選んだ色の反対側にある色をアクセントカラーにしましょう。

例えば、ベースカラーが黄色であれば、アクセントカラーは青紫になります。

基本的には、ベースカラーはコーポレートカラーを使うのが無難かと思います。

【参考】Webクリエイターボックス

1-5.規定の図形を設定する

図形の塗りつぶしや枠線の色、太さなどを規定値に設定します。

規定値に設定したい図形を右クリックし、[規定の図形に設定]を押します。

なお、図形の書式設定で左右上下の余白を全て0.1cmに設定し、図形内でテキストを折り返すをチェックしましょう。

これは図形内になるべく文字を入力するためです。

1-6.規定の線を設定する

規定の図形と同じく、規定値に設定したい線を右クリックし、[規定の線に設定]を押します。

1-7.規定のテキストボックスを設定する

規定の図形と同じく、規定値に設定したいテキストボックスを右クリックし、[規定のテキストボックスに設定]を押します。

1-8.マスタレベルガイドを設定する

スライドマスタにガイドを設定することで、マスタレベルガイドとなります。

マスタレベルガイドは動かすことが出来ないため、ついうっかりガイドを触ってしまいズレることを防げます。

資料全体の文字位置や余白の範囲を統一するために設定しましょう。

【注意】

マスタレベルガイドを設定すると通常のガイドは普通のやり方では表示しなくなります。

通常のガイドを合わせて使いたい人は下記の方法で表示してください。

【スライド上で右クリック】→【グリッドとガイド】→【垂直(水平)方向のガイドの追加】

2.クイックアクセスツールバーを設定する

2-1.クイックアクセスツールバーのコマンドを設定する

クイックアクセスツールバーはPowerPointのオプションから設定できます。

なお、おススメの設定は下記の通りです。

これ以外にもたくさんありますが、それらはショートカットで対応するようにしましょう。

なお、覚えるべきショートカットについては、下記の記事を参考にして頂ければと思います。

2-2.リボンの下に表示する

クイックアクセスツールバーはデフォルトではリボンの上に表示されているため、すぐに使えるようにリボンの下に表示します。

クイックアクセスツールバーの横にある▽のボタンを押すと、ユーザー設定が出てきますので、そこから「リボンの下に表示」を押しましょう。

なお、効率性を高めるため、クイックアクセスツールバーはよく使うコマンドを右に配置するようにしましょう。

3.グリッド、ガイド、ルーラーを設定する

3-1.グリッドを設定する

グリッドはショートカット[Shift]+[F9]で設定します。

もしくは、[表示タブ]⇒[グリッド線]のチェックボックスをチェックでも設定可能です。

3-2.ガイドを設定する

ガイドはショートカット[Alt]+[F9]で設定します。

もしくは、[表示タブ]⇒[ガイド]のチェックボックスをチェックでも設定可能です。

3-3.ルーラーを設定する

ルーラーはスライドを右クリックして、[ルーラー]を押します。

もしくは、[表示タブ]⇒[ルーラー]のチェックボックスをチェックでも設定可能です。

3-4.位置合わせを設定する

オブジェクトの間隔を均一化するために「位置合わせ」を設定しましょう。

位置合わせは、[スライド上で右クリック]⇒[グリッドとガイド]⇒[“描画オブジェクトをグリッド線に合わせる”にチェック]で設定できます。

なお、間隔は【5グリッド/cm】つまり、【0.2cm】を推奨します。

4.オプションを設定する

オプション設定をするには[ファイルタブ]⇒[オプション]を押します。

4-1.ユーザー名の設定

ユーザー名の設定は、資料作成者の記録になりますので、必ず設定しておきましょう。

4-2.自動保存の設定

資料作成中はこまめに保存するのが基本ですが、自動保存の設定もしておきましょう。

4-3.クイックアクセスツールバーの設定

クイックアクセスツールバーはオプションから設定できます。

設定の詳細については、本記事の「2.クイックアクセスツールバーを設定する」を参考にしてください。

5.スライドデザインのテンプレートを作る

1つの資料を複数人で作成する場合、フォントや色を統一するために、テンプレートを作っておきましょう。

これを作っておくと、あとでデザインを統一する手間が省けるため、おススメです。

【サンプル】スライドテンプレート

6.ショートカットを覚える

ショートカットを覚えた数はそのまま資料作成のスピードに直結します。

代表的なショートカットを紹介しますので、ここに掲載されているものは全て覚えましょう。

Ctrl + G：選択したオブジェクトをグループ化
Ctrl + Shift + G：選択したオブジェクトをグループ解除
Ctrl + D：オブジェクトを複製する
Ctrl + E：文字を中央揃え
Ctrl + Y：作業を進む
Ctrl + Z：作業を戻す
Ctrl + Shift + C：書式のコピー
Ctrl + Shift + V：書式のペースト
Ctrl + [：フォントサイズを小さくする
Ctrl + ]：フォントサイズを大きくする
Alt → H → A → T → M：文字の配置を中央揃え
Alt → H → F → C：文字の色変更
Alt → H → S → O：枠線の色変更
Alt → H → S →F：塗りつぶしの色変更

もっと多くのショートカットを知りたいかたは下記の記事を読んでいただければと思います。

【まとめ】資料作成のスピードは練習すれば速くなる

いかがでしたでしょうか。

今回はパワポの作成スピードを高めるためのテクニック6選を紹介しました。

これらのテクニックを駆使した上、たくさんの資料を作成すれば自然とスピードは速くなります。

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