【PowerPoint】MOS取得者が教える上級者もあまり知らないテクニック10選【何個分かる？】

こんにちは。わさおです。

今回はMOS取得者である私が上級者にもあまり知られていないテクニックを紹介したいと思います。

1.スライドマスターを使って全スライド共通のルールを作る

全スライド共通の設定やデザインを入れたい場合はスライドマスターを使うのが最も手っ取り早いです。よく使われるのは「ページ番号」や「フッターに会社名を入れる」ような使い方です。

ちなみに、スライドマスターを表示すると一番上に大きいスライドが出てきて、その下にいくつかスライドがぶら下がっていると思います。

この一番上にあるのが「スライドマスター」であり、全スライドに共通の設定を入れられるものです。

下にぶら下がっているのは、「レイアウト」と言って、レイアウト毎の構成作るものなので、違いを覚えておくようにしましょう。ちなみにレイアウトを新しく作る際には、「スライドマスター」タブの「プレイスホルダーの挿入」を使うのがおすすめです。

2.他のパワポから簡単にスライドを持ってくる

「スライドの再利用」を使えば、いちいち他のパワポを開いてコピペするよりも簡単に持ってくることができます。

①「挿入タブ」→「新しいスライド」をクリック→「スライドの再利用」をクリック

3.セクションを設定することで簡単に構成変更出来る

セクションとはスライドをグルーピングして、そのグループに付ける名前のことです。

セクションを設定しておけば、「セクションごとスライドを移動する」「スライド一覧表示（通称：タイル表示）のときにセクションごとにまとまって表示される」などのメリットがあるので、是非設定して欲しいと思います。

4.スライドサイズは「標準(4:3)」「ワイド画面(16:9)」だけでなく、「A4」「はがき」「バナー」などいろいろなサイズに変更できる

スライドサイズの変更ができるのはご存じかと思いますが、いろいろな種類があるので、是非覚えていただきたいと思います。

①「デザインタブ」→「ユーザ設定のスライドサイズ」をクリック→「ユーザー設定のスライドのサイズ」をクリック

5.描画オブジェクトをグリッド線に合わせることでオブジェクトの位置合わせが簡単に出来る

グリッド線やガイドを使うことでスライドを綺麗に作れるテクニックは上級者であれば知っているかと思いますが、「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」にチェックを入れるとより位置合わせが簡単になるのでぜひ覚えておきましょう。

①「表示タブ」→「表示の右下のマーク」をクリック

②「描画オブジェクトをグリッド線に合わせる」をチェックし、OKをクリック

6.トリミングは図形の形にすることが可能

トリミングするときは単に切り取るだけではなく、図形の形にすることが出来ます。

①「図の形式タブ」→「サイズのトリミング」→「図形に合わせてトリミング」で出来ます。

例えば、雲の図形でトリミングすれば以下のようなことができます。

7.サマリズームを使えば、簡単にリンクサマリが作れる

サマリーズームを使えば、作ったスライドをピックアップして、サムネイル化＆スライド内リンクを張ることが出来ます。これは是非覚えていただきたい機能になります。

8.画面キャプチャの機能を持っている

これもあまり意識していない人が多いかと思いますが、PowerPointは画面キャプチャ（動画）の機能も持っています。取った動画をスライドに埋め込み、操作方法を説明するといった使い方もできます。

①挿入タブ→画面録画をクリック

9.箇条書きは便利

箇条書きをするときは是非箇条書きの機能を使って欲しいと思います。いくつかテクニックを紹介します。

「Shift」＋「Alt」＋「⇅」で箇条書きの順番を簡単に変えられる

「Tab」で箇条書きのレベルを下げられる、「Shift」＋「Tab」でレベルを上げられる

箇条書きをSmartArtに変換出来る

箇条書きを選択し、右クリック→「SmartArtに変換する」をクリックすれば、箇条書きを簡単に図に変換することが出来ます。

10.仕上げに使える便利機能がたくさんある

PowerPointを仕上げる際に使える機能がたくさんあるので、紹介しておきます。

校閲タブの「スペルチェックと文章校正」で誤字を発見し、一気に変換出来る

埋め込みデータや個人情報が含まれていないかなどのリスクを検査出来る

「ファイルタブ」→「情報」→「プレゼンテーションの検査」で様々なリスクを検査し、該当するリスクを削除することが出来ます。

メディアを圧縮できる

音声や動画ファイルはサイズが重くなってしまうので、圧縮ができます。「ホーム」→「情報」→「メディアの圧縮」から可能です。

珍しいフォントが他のPCでも表示出来るようにファイル自体に埋め込みが出来る

「ファイルタブ」→「オプション」→「保存」→「ファイルにフォントを埋め込む」をチェックし、OKボタン

もう編集させたくないときは最終化する

「ファイルタブ」→「情報」→「プレゼンテーションの保護」→「最終版にする」

【参考書籍】読んでみて特によかったPowerPoint関連の本3冊

最後に特によかった参考書籍を紹介します。

見せれば即決！資料作成術

資料作成の基本ルールを手っ取り早く知るためにおすすめの本

こちらは資料作成の基本ルールを手軽に学ぶことが出来る点がおすすめである。

この後におすすめする2位と1位の本は中級者以上におすすめの本であるが、この本は資料作成初心者でも手軽に読める。最初の1冊におすすめだ。

PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則

資料作成におけるルールを体系的に整理した本

こちらは比較的最近発売された本であるが、非常に評価が高く、ベストセラーとなっている。500ページ以上のボリュームがあり、読み進めるというよりは辞書のように使うのがおすすめである。

外資系コンサルのスライド作成術

スライド資料の基本を学ぶためのバイブル

外資系コンサルティングファームで働いた人であれば、多くの人が読んだことがあるだろうベストセラー書籍。スライド資料の基本を学ぶには、最も分かりやすくまとまっている一冊。