議事録における良い文章の書き方 7つのコツ

議事録において良い文章とは、どのような文章か分かるだろうか。

この記事では、良い文章を作成するためのコツを紹介したい。

議事録だけでなく、メールやWebライティングなど、様々な場所で応用ができるはずだ。是非参考にして欲しい。

1.議事録における良い文章の書き方 7つのコツ

最初に結論からお伝えしよう。

議事録における良い文章の書き方のコツは以下の7つである。

では、それぞれについて、説明したい。

① 文語体(書き言葉)になっている

まず、最も意識するべきことは、文語体つまり書き言葉で書くことである。

実際にコンサルティングファームで議事録をレビューしたときに最も指摘を受けるのが、口語体で書かれているという点である。

誤って使われる口語体として以下が挙げられる。(左が口語体、右が文語体)

  • 今 ⇒ 現在
  • このごろ ⇒ 近年、最近
  • ぜんぜん ⇒ 全く
  • たぶん ⇒ おそらく
  • どんどん ⇒ 急速に、徐々に
  • でも ⇒ しかし、だが
  • いろんな ⇒ いろいろな、さまざまな
  • どうして ⇒ なぜ
  • どっち ⇒ どちら

口語体は議事録に利用するにはふさわしくないため、注意するべきである。

なお、下記の記事で文語体の書き方のコツを書いているため、参考にしてほしい。

議事録が苦手で書けなかった私が意識したたった1つのこと議事録が苦手な人が意識するべきたった1つの書き方のコツ

② 一文一義のルールで書かれている

良い文章とはシンプルな文章である。

一文一義とは、一つの文章に意味は一つのみというルールだ。

一つの文章をだらだらと続けられると、読みづらい。

意味が複数になる場合は、文もそれだけ分けたほうが良い。

短い文章を重ねることで、リズムが良くなるし、緊迫感も出てくる。

書く力』(著:池上 彰・竹内政明)より抜粋

③ 主語と述語が近くに置かれている

日本語の語順は結論が最後になっているため、どうしても主語と述語が離れてしまいがちである。

しかし、主語と述語が離れていれば離れているほど、文章構造を捉えにくくなる。

そこで、意識的に主語と述語を近くに置くようにする。そうすることで、読み手も構造を把握しやすくなるはずだ。

また、短文を意識すれば、自然と主語と述語は近くに置かれるだろう。

④ 読点の使い方が適切である

読点を正しく使うことも良い文章に必要な要素である。

ロジカルライティングの著者である安田 正さんの文章を借りると、読点のルールは下記のようになる。

正しく読点「、」を打つために以下の5つのルールを覚えましょう。

●ルール1/主語の後に打つ

例:K社は、今期社員増の予定です。私は、母に感謝した。

●ルール2/文と文を分けるところに打つ

例:私は部長に昨日の商談の内容を伝え、佐藤さんは今月の売上見込みを報告した。

●ルール3/並列関係にある語句の後に打つ(ただし、最後の語句の後はなし)

例:その商品は北京、上海、香港で販売されている。

●ルール4/修飾語がどこにかかるか、分かるところに打つ

例:1万円の時計のベルトを選んだ。→1万円の時計の、ベルトを選んだ。(「1万円の時計」が「ベルト」を修飾。/1万円の、時計のベルトを選んだ。(「1万円の」が「ベルト」を修飾。

●ルール5/接続詞の後に打つ

例:私はダイエットをして3カ月で10kg減量した。しかし、あっという間にリバウンドだ。

わかりやすい文章を書く12のコツ』より引用

⑤ 数字が明確になっている

数字は具体的に提示したほうが良い。文章の中に数字を入れるだけで、信頼性と客観性が向上する

議事録の際も数字が出た際には、しっかりとメモを残すことが重要である。

⑥ 指示語や曖昧な言葉が使われていない

「あれ」「これ」「それ」などの指示語は、可能な限り使わないほうが良い。

指示語は、文章のどの部分を指しているかが分かりにくく、読み手によって解釈が分かれる可能性が出てきてしまうからだ

また、同じように曖昧な言葉も出来る限り、避けるべきである。

「~のような」「~と思う」といったあいまいな言葉もビジネスシーンにおいて、あまり意味をなさない。具体的かつ断定的な言葉を選択するべきだ。

これは文章だけでなく、ビジネス会話においても同じことが言えるだろう。

⑦ 同じ文末が続いていない

文章にはリズムがある。そのリズムを作り出している要素の一つが「文末」である。

同じ文末が続くと、幼稚に見える上、リズムも良くない。適度に文末は変えたほうが良い。

なお、新聞では、リズムを整えるために体言止めがよく使われるという。

新聞に掲載する文章は、記事でもコラムでも、字数が限られていることと、動詞や語尾を考えなくてよいのでラクだということで、体言止めが目立つ傾向にあります。日本語は同じ語尾が続くと、リズムが悪くなる。だから、・・・(中略)・・・さまざまな表現をひねり出していかなければいけないんです。

書く力』(著:池上 彰・竹内政明)より抜粋

【まとめ】良い議事録を書くためには文章力を鍛えるべきである

いかがだろうか。

今回は、議事録における良い文章の書き方のコツを解説した。

良い文章の書き方を学ぶことで、良い議事録につながることが分かっていただけたと思う。

また、他にも議事録に関する記事をいくつか書いているため、合わせて参考にしてほしい。

参考書籍

書く力 私たちはこうして文章を磨いた

読売新聞の『編集手帳』を担当している竹内政明さんと池上彰さんの対談形式の本である。良い文章についてのお二人の深い知見が随所に見られる良著である。

まだ、読んでいない人は是非読んでいただきたい必読書である。

Webライティング 売れる書き方の成功法則64

こちらはWebライティングの本である。

Webライティングは、構造的に書くことが求められるため、議事録作成と共通点が多い。

より実践的な文章の書き方を学びたいのであれば、こちらをおすすめする。

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