議事録を取ったことがある人は、誰しもが”発言を聞き取れなかった“という経験があると思う。
その理由は、自分が聞き逃したというだけでなく、発言者の声が小さかったり、他の人の声が重なってしまったりと、様々である。
ちなみに、議事録作成経験が豊富な私も今だに発言を聞き取れないことが多々ある。
この記事では、そのように議事録作成する際に発言が聞き取れなかったときの対処方法について、解説したい。
目次
1.発言を全て聞き取るのは不可能という前提で対応しなければならない
まず、大前提として、会議中の発言を全て聞き取るのは不可能ということを認識した上で対応しなければならない。
特にメモを取りながらだと、聞くことに全ての神経を集中させることは出来ないし、もし、全て聞き取れたとしても、話す速度と同じ速さでメモを取ることは不可能である。
また、発言者の声が小さかったり、活舌が悪くて聞き取れないこともある。
つまり、議事録作成者のスキルがどんなに高くても、発言を全てメモに起こすことは不可能ということである。
この前提に立って、対処方法を考えることが重要である。
2.重要な会議では音声を録音する
発言を全てメモすることは不可能ということはお伝えした通りだが、音声を全て記録することは可能である。
私はミスすることが出来ない重要な会議では、音声を録音するようにしている。
そうすることによって、会議中に聞き漏らしてしまった箇所を後で聞き直すことが出来る。
ただし、録音しているからといって、会議中に議事録を取らずに、あとで録音から書き起こすことは止めた方が良い。そのやり方では、時間がかかり過ぎるからだ。
とはいっても、ボイスレコーダーなどを買う必要は無い。スマートフォンに付いている音声録音機能で十分である。
もし、スマホの標準マイクだけでは不安ということであれば、拡張のマイクを使うことをおすすめする。
下記の機種であれば、iPhoneのLightningケーブルの端子に差すだけで使えるため、ボイスレコーダーより準備も簡単である。
音声記録を取っておけば、聞き逃した箇所を再度聞いて、議事録を作成すれば良い。
私も重要な会議は全て音声記録を取るようにしている。
3.音声記録していない状況で発言が聞き取れなかったときの対処法
ここからは音声記録を取っていない状況で、発言が聞き取れなかったときにどうするべきかについて解説する。
対処法としては下記4つになる。
- その場で確認する
- 会議終了後、他の人に確認する
- 前後関係から推測する
- ばっさり捨てる
①その場で確認する
まず、一番確実なのは会議の場で確認することである。
発言した人に直接確認ができるため、間違いがない。
しかし、議事録対応しながら、発言を再確認するのは難しい可能性がある。
②会議終了後、他の人に確認する
その場で確認するのが難しい場合、会議終了後に他の人に確認するのが望ましい。
ただし、議事録作成者以外は意外と他人の発言を聞いていないことがあり、この方法でも解決しない可能性がある。
③前後関係から推測する
話の前後関係から推測する方法も無くはない。
これを行うには会議の目的や内容をしっかり把握している必要がある。
ある程度、会議の中身を精通した人が使える技である。
④ばっさり捨てる
最終手段としては、「ばっさり捨てる」ことを選択する。
もちろん、重要な発言であれば、捨てることは難しいのだが、そうでない場合は議事録に残さなくても問題はないだろう。
発言の重要度をある程度推測し、捨てることも検討するべきである。
4.関係者に展開するときに「認識齟齬があれば、ご連絡ください」の一文を必ず付ける
ここまで、発言を聞き取ることが出来ないときの対処法を紹介した。
最後に、議事録を展開する際に必ず入れて欲しい一文がある。
それは、「認識齟齬があれば、ご連絡ください」という文章である。これを議事録の最後に入れて欲しい。
この一文があれば、議事録内に重要な発言が抜けていた場合でもフォローされる。
【まとめ】発言は全て聞き取ることが出来ないという前提で議事録作成をする
議事録作成の際、発言が聞き取れないときの対処法を紹介した。
しかし、大前提として発言は全て聞き取ることが出来ないという前提で対策を考えるべきである。
是非この記事を参考にしていただきたい。
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