プロマネ初心者でも出来るマスタースケジュールの作成方法【サンプルあり】

もし、あなたがプロジェクトをマネジメントする立場になったら、必ず作成するべきツールがあります。

それが、マスタースケジュールです。

マスタースケジュールとは、プロジェクト全体の流れが最初から最後まで分かる主要な工程表のことです。

プロジェクト規模が大きくなればなるほど、各パートの進捗は細分化されるため、全体感を常に把握しておくことが重要になります。

マスタースケジュールは、プロジェクト全体が進む中で、今どこに立ち位置があるのかを確認するためのツールなのです。

今回は、プロジェクトマネジメント初心者でも出来るマスタースケジュールの作成方法を一から解説したいと思います。

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1.プロジェクトの開始と終了を決める

まず、一番初めにやるべきことはプロジェクトをいつから開始して、いつ終了するかを決めることです。

プロジェクトは必ず期間が決まっていますので、マスタースケジュール上でもそれが分かるようにしましょう。(ちなみに、期間が決まっていないものはプロジェクトとは呼びません。)

プロジェクトの計画・企画段階で期間が決められていると思いますので、確認しましょう。

もし、決まっていなければ、プロジェクト責任者と一緒に決めましょう。

2.マイルストーンを決める

次に決めるのはマイルストーンです。

マイルストーンとは?
マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要な節目や到達点のことです。プロジェクト全体に影響を及ぼすイベントを設定します。

どんなイベントをマイルストーンにするかは、プロジェクトによって異なるかと思いますが、参考として以下のようなものを挙げさせていただきます。

【マイルストーンの例】

・キックオフミーティング

・経営会議/ステコミ

・予算会議

・システムリリース

・業務リリース

・プロジェクト完了報告会

上記イベントはプロジェクト全体に与える影響が大きく、マイルストーンとして設定するのに適しているかと思います。

3.最も関係者が多いタスクのスケジュールを決める

さて、ここからがスケジュールの作り方になります。

まず始めに決めたいのは、最も関係者が多いタスクのスケジュールを策定することです。

このスケジュールをプロジェクト全体の軸とすることで、他のスケジュールが策定しやすくなるからです。

当然、この軸となるスケジュールは最も多くの関係者に関連するタスクのため、プロジェクト全体で合意を取る必要があります。合意が取れるまでは次のステップに進まないことをおすすめします。

4.関連スケジュールを決めていく

軸となるスケジュールの合意が取れたら、関連スケジュールを決めていきます。

ここで注意すべきポイントは以下のようなことです。

関連スケジュール策定のポイント
  1. 他部署/他WGに影響するタスクを記載する
  2. クリティカルパスを意識して作成する

今回策定したいのはマスタースケジュール(PJの全体感を把握するためのスケジュール)ですので、他部署/他WGに影響しないタスクは記載する必要はありません。これらは自部署/自WG内で管理すれば良いからです。

また、クリティカルパスについても意識して作成しましょう。クリティカルパスとは、「前の工程が終わらないと次の工程に進めないような依存関係にある工程」のことです。

例えば、「予算承認が完了」しないと、「ベンダー発注」に進めないというときは必ず、「予算承認完了」のあとに「ベンダー発注」の工程を入れるようにします。

このように工程同士の関係性を意識することが重要です。

関連スケジュールを全て落とし込みが出来たら、マスタースケジュールは完成となります。

5.マスタースケジュールが出来たらプロジェクト全体で合意しよう

マスタースケジュールが出来たらプロジェクト全体で合意しましょう。

プロジェクトの定例会ではこのマスタースケジュールをもとに報告することをおすすめします。

マスタースケジュールに変更が生じたら、速やかにプロジェクト責任者や関係者に報告することも重要です。

6.マスタースケジュール作成のための3つのポイント

POINT➀:タスクの矢羽は長くなり過ぎないよう適度に切る

長い矢羽にすると、進捗が追えず、終わりの方で間に合わなかったという事態になる。矢羽の中に中間レビューを入れて、成果物の進捗を必ず確認する。

POINT②:前タスクの完了をもって取り掛かるタスクは同じ行に記載する

前工程が完了しないと着手出来ないタスクはそれが分かるように同じ行に記載する。完了したタスクをグレーにすることで、次のタスクに着手出来るかどうか一目で分かる。

POINT③:当日線をイナズマ線にして、各タスクの進捗状況を一目で分かるようにする。

プロジェクト内の報告の際は進捗の遅れや進み具合を視覚的に把握できるようイナズマ線で管理する。なお、イナズマ線はパワーポイントのフリーフォームの機能を使うと作りやすい。

7.マスタースケジュールはプロジェクト管理の重要なツールです

いかがでしたでしょうか。

マスタースケジュールの作成スキルはプロジェクトマネジメントには欠かせない必須スキルです。

この記事によって少しでも作成イメージが湧いて頂けたら嬉しいです。

なお、コンサルタントの必読書を下記の記事で紹介していますので、合わせて読んでみてください

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