こんにちは。わさおです。
今回はプロジェクトマネジメントの管理ツールを紹介します。管理ツールはいくつかありますが、管理のしやすさという面で、エクセルやスプレッドシートでの管理を推奨します。
少しでも参考になれば幸いです。
目次
1.すぐに使える！管理ツールのテンプレート
まずは、すぐに使えるテンプレートを用意しました。解説を読む必要がない人はこちらをダウンロードして、実践で使ってもらえればと思います。
2.各管理ツールの解説
ここからは各管理ツールをどのようにして使っていけば良いのかを簡単に解説したいと思います。
必ずしもこのフォーマットでなくても良いですし、すべての管理ツールを使う必要もありません。プロジェクトや企業の特性に合わせて、適宜変更してもらえればと思います。
①課題管理表
プロジェクトの課題を管理するツールです。特にプロジェクト全体に大きな影響を与える課題は「優先度高」として、優先的に対応する必要があります。
②ToDo管理表
プロジェクトのToDo管理表です。どこまでを管理するべきかが難しいところなのですが、プロジェクトの全体会などで発生したToDoは管理しておいたほうが良いです。
また、プロジェクトに大きな影響を与えるようなToDoも必ず管理するようにしましょう。
③リスク管理表
プロジェクトのリスク要因の管理表です。リスクに対する「影響度」「予防措置」「発生時対策」などを整理しておくことで、いざそのリスクが発生しても慌てずに対応することが可能です。
④ステークホルダーマトリクス
「プロジェクト要素」と「ステークホルダー」の関係性を一目で分かるようにマトリクスにしたものです。
例えば、「xxシステム」のリリース時期が延長するときに、どの関係者(部署)に影響があるのか、などをすぐに確認することが出来ます。
ステークホルダーが多くなるようなプロジェクトでは、作成しておくのが良いと思います。
⑤WBS
WBSは形骸化しないように運用するのが重要なポイントです。
そのために、管理は出来るだけシンプルにして、毎日更新する時間を設けることをおすすめします。
特にタスクが入り乱れる下流工程では、WBSを作成して、細かく管理していくほうが良いと思います。
【まとめ】エクセルだけでもプロジェクトマネジメントはできる
いかがでしたでしょうか。
今回はエクセルで作るプロジェクトマネジメントツールを紹介しました。
エクセルは管理ツールとしては、非常に有用だと思います。報告資料とかを綺麗に作る必要がなければ、エクセルのみでプロジェクトマネジメントを行うことも可能です。
是非参考にしてみてください。
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