最適な会議体を設計するために会議の6つの目的を把握せよ

こんにちは!わさおです。

プロジェクトマネジメントにおいて、適切な会議体を設計することは非常に重要です。

プロジェクトの規模や期間によって、設計すべき会議は変わるため、都度検討する必要はありますが、ここでは代表的な会議体についていくつか紹介したいと思います。

1.会議の6つの目的と定義

会議は主に以下の6つの目的で開催されます。
それぞれの目的によって、設計すべき会議体は変わってきます。また、参加者や注意すべきポイントも変わるため、それらを押さえることが重要です。

1-1:報告・連絡

プロジェクト内の進捗を報告したり、周知事項を共有することが目的の会議体である。報告・連絡が目的の会議は別手段での代替も可能なので、出来る限り、会議以外の手段がないかを検討すべきである。また、この手の会議では、報告を受ける側の人は普段その仕事にあまり関わらない人であることが多い。したがって、なるべく短く終わらせることを目標にする。具体的な対策を話し合う場では無いということを心得る。

設定される会議体

全体会議、報告会議、連絡会議、進捗報告会議、横ぐし会議など

1-2:意思決定

意思決定を行うための会議は重要度が高い。プロジェクトの進捗を遅らせないために必要な時期にしっかりと意思決定をする。そのために必要な資料を準備したり、根回しを入念にする。また、意思決定の会議は意思決定者が出席していることが大前提である。意思決定者が出席しない場合は日を改める

設定される会議体

意思決定会議、経営会議、リーダー会議など

1-3:区切る

プロジェクトの開始、途中、終了などの区切りのタイミングで設定する会議である。ここで特に重要なのは開始のタイミングで行われる会議である。キックオフミーティングという名称で開催されることが多い。このキックオフミーティングはプロジェクトの開始を関係者間で合意し、全体のスケジュールや各自の役割分担を共有するために開催される。プロジェクト開始のための会議がなぁなぁになると、その後のプロジェクトにも影響を及ぼす。区切るための会議は準備を万全に行い、当日の仕切りもテキパキと行うことが重要である。

設定される会議体

キックオフミーティング、中間報告会、成果報告会など

1-4:課題解決

何か課題があり、それを解決するために関係者で議論するための会議である。事前にアジェンダ(解決すべき課題)を展開しておくことで、不要な参加者を作らずに済む。課題をただ単に提示するだけでは、議論が活発にならない可能性があるため、ファシリテーターは事前に参加者の役割を把握し、適切な人に話を振るなどの準備が必要である。

設定される会議体

協議会、課題解決会

1-5:オリエンテーション

オリエンテーションの基本スタイルは講義形式(講師が受講者に対して、レクチャーする)である。ただし、一方的な講義だけでは、参加者の集中力が持たないうえ、知識の定着度も低くなる可能性が高い。そのため、グループディスカッションや受講者からのアウトプット(発表やワーク)を適度に入れることで質の高いオリエンテーションを行うことが出来る。

設定される会議体

勉強会、研修、説明会、トレーニング

1-6:アイデア出し

何か新しいものを生み出すときは、一人で考えるよりも何人か集まったほうが視野の広がりは大きくなる。そのため、アイデア出しは会議を行う目的としては有意義である。ポイントは、参加者の発言を否定せずに、とにかくアウトプットを出させることである。

設定される会議体

ブレーンストーミング、アイデア出し

2.全ての会議において考慮するポイント

2-1:アジェンダは事前に展開する

会議を可能な限り効率的に運営するために、関係者には事前にアジェンダを展開しておくことが重要です。アジェンダを展開しておけば、参加者は事前に思考整理し、質問等をあらかじめ考えておくことが出来るからです。

2-2:必要な出席者のみを呼ぶ

会議に参加することは企業にとってコストになります。意思決定をしない人や意見や役割が無い人は基本的に不要です。会議に必要な出席者のみを呼ぶように心がけましょう。

2-3:メールや電話などで代替出来ないか検討する

メールや電話などで確認できるようなことであれば、会議は不要です。会議を開くべきかどうか事前検討した上で会議を開催しましょう。

2-4:会議では冒頭に「目的」と「ゴール」を共有する

参加者からしたら、何のために会議を行っているか分からない会議ほど無意味なものはありません。会議の冒頭に目的とゴールを共有しましょう。

目的とゴールが明確であれば、会議運営はスムーズにいくことが多いです。

3.そもそも会議体とはどういう意味か?

そもそも会議体とはどういう意味でしょうか?会議と会議体をそれぞれ定義すると以下のようになります。

 ・会議:何かを目的として集まった会合

 ・会議体:同じ目的で複数回設定される会議の集合体のこと

会議体はあらかじめ複数回設定されることを前提としているため、適切な会議体を設計することが非常に重要なのです。

4.おまけ「おススメのWeb会議システムについて」

働き方が進んでいる企業では、WEB会議の導入がされているかと思います。主題とはズレますが、おススメのWeb会議システムをさらっと紹介したいと思います。

4-1.Cisco Webex

ネットワーク機器メーカーのシスコ社が提供している世界で最も導入されているWeb会議システムです。私ももちろん使ったことがありますが、多数参加でもネットワーク品質が良く、トラブルになったことはほとんどありません。

4-2.ZOOM

ZOOMはいつでもどんな場所でもどんな機器でも会議が出来るクラウド型の会議システムです。特徴としては、ビジネスに最適化されているという点です。

世界での導入事例が多く、今後日本でも増えていくと予想されます。

4-3.Microsotf Teams

TeamsはMicrosoft社が提供しているコミュニケーションシステムです。Web会議だけでなく、チャットやファイル共有なども同じアプリ内で行うことが出来、様々なツールと連携できることも特徴になっています。

音声品質はものすごく良いわけではないですが、グループチャットやファイル共有が手軽に出来るのと会議設定が楽に出来るのがメリットです。

5.「最適な会議体を設定するために会議の6つの目的を把握せよ」のまとめ

いかがでしたでしょうか。

会議体はただやみくもにセットするのではなく、その目的を明確にすることが重要です。

なお、コンサルタントの必読書を下記の記事で紹介していますので、合わせて読んでみてください

おすすめの本何冊読んだ?コンサルタントの必読書15選

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