最適な会議体を設計するために会議の6つの目的を把握せよ

こんにちは！わさおです。

プロジェクトマネジメントにおいて、適切な会議体を設計することは非常に重要です。

プロジェクトの規模や期間によって、設計すべき会議は変わるため、都度検討する必要はありますが、ここでは代表的な会議体についていくつか紹介したいと思います。

1.会議の6つの目的と定義
2.全ての会議において考慮するポイント
3.そもそも会議体とはどういう意味か？
4.おまけ「おススメのWeb会議システムについて」
5.「最適な会議体を設定するために会議の6つの目的を把握せよ」のまとめ

1.会議の6つの目的と定義

会議は主に以下の6つの目的で開催されます。
それぞれの目的によって、設計すべき会議体は変わってきます。また、参加者や注意すべきポイントも変わるため、それらを押さえることが重要です。

1-1：報告・連絡

プロジェクト内の進捗を報告したり、周知事項を共有することが目的の会議体である。報告・連絡が目的の会議は別手段での代替も可能なので、出来る限り、会議以外の手段がないかを検討すべきである。また、この手の会議では、報告を受ける側の人は普段その仕事にあまり関わらない人であることが多い。したがって、なるべく短く終わらせることを目標にする。具体的な対策を話し合う場では無いということを心得る。

設定される会議体

全体会議、報告会議、連絡会議、ステアリングコミッティ、進捗報告会議、横ぐし会議など

報告すべき事項

・承認いただきたい事項

・スケジュール、進捗状況

・コストや事業への影響

・リスク

1-2：意思決定

意思決定を行うための会議は重要度が高い。プロジェクトの進捗を遅らせないために必要な時期にしっかりと意思決定をする。そのために必要な資料を準備したり、根回しを入念にする。また、意思決定の会議は意思決定者が出席していることが大前提である。意思決定者が出席しない場合は日を改める。

設定される会議体

意思決定会議、経営会議、リーダー会議など

1-3：区切る

プロジェクトの開始、途中、終了などの区切りのタイミングで設定する会議である。ここで特に重要なのは開始のタイミングで行われる会議である。キックオフミーティングという名称で開催されることが多い。このキックオフミーティングはプロジェクトの開始を関係者間で合意し、全体のスケジュールや各自の役割分担を共有するために開催される。プロジェクト開始のための会議がなぁなぁになると、その後のプロジェクトにも影響を及ぼす。区切るための会議は準備を万全に行い、当日の仕切りもテキパキと行うことが重要である。

設定される会議体

キックオフミーティング、中間報告会、成果報告会など

1-4：課題解決

何か課題があり、それを解決するために関係者で議論するための会議である。事前にアジェンダ(解決すべき課題)を展開しておくことで、不要な参加者を作らずに済む。課題をただ単に提示するだけでは、議論が活発にならない可能性があるため、ファシリテーターは事前に参加者の役割を把握し、適切な人に話を振るなどの準備が必要である。

設定される会議体

協議会、課題解決会

1-5：オリエンテーション

オリエンテーションの基本スタイルは講義形式(講師が受講者に対して、レクチャーする)である。ただし、一方的な講義だけでは、参加者の集中力が持たないうえ、知識の定着度も低くなる可能性が高い。そのため、グループディスカッションや受講者からのアウトプット(発表やワーク)を適度に入れることで質の高いオリエンテーションを行うことが出来る。