こんにちは！わさお(@wasataka)です！
一時期、生産性というワードが流行しましたが、その本当の意味は浸透していないように感じます。
よくある誤りの一つが、「生産性」＝「作業効率」と考えられていることです。
マッキンゼーで人事採用を担当していた伊賀泰代さんの著書によると、「生産性」の定義は下記の通りです。
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では、この生産性を向上させるためにはどうすれば良いのか。順を追って説明します。
目次
STEP1.アウトプット(成果)が何かを定義する。
生産性を向上するための第一歩は自分が求められているアウトプット(成果)が何かを定義することです。
そして、この定義が出来ていないことが意外と多いです。
例えば、営業であれば売上や利益額といった分かりやすい指標がありますが、世の中はそのような部署ばかりではありません。
目標とすべき指標が無い職種の人はまず成果を自分で定義することが重要です。
そして、この定義が組織が求めているものとズレていた場合、いくら生産性を向上したとしても無意味になります。なので、ここはしっかりと考える必要があります。
STEP2.アウトプットを生みだすために必要なインプットを洗い出す
さて、アウトプットが定義出来たら、次に行うべきは「アウトプットを生み出すために必要なインプット」を洗い出すことです。
ここでのインプットは「行動・作業・タスク」などを指しています。
例えば、法人営業の人のアウトプットが「売上」だとすれば、インプットは「訪問回数」「提案回数」「商品知識の向上」「提案書作成」「事務処理」などが挙げられます。成果を生み出すために出来ることは何かを挙げていけば良いです。
ここでは難しく考えずにとにかく出来ることを上げていけばOKです。
STEP3.インプットの優先順位を付け、不要なものは捨てる
次に、STEP2で洗い出したインプットに対して優先順位付けを行います。
このときに重要なことは感覚的に優先順位を付けるのではなく、重要度と緊急度の2軸で評価することです。
重要度とは、「アウトプットに対する影響の度合い」、緊急度とは、「やらないと仕事が止まってしまうコトの度合い」です。
先ほどの営業の例ですと、
「売上を上げるための”商品知識の向上”は重要度高だが、仕事は止まらないので、緊急度低」
といった具合になります。
そして、全てのタスクは以下の分類に振り分けられます。
①重要度高・緊急度高
②重要度高・緊急度低
③重要度低・緊急度高
④重要度低・緊急度低
そして、ここからが大事なのですが、③と④に振り分けられたタスクは出来る限り、「捨てる」ことを検討します。「効率化する」のではなく、あくまでも「捨てる」ことが大事です。
組織や個人として「捨てる＝やらない」ことを決めることで、ヒト・モノ・カネ・時間のリソースをやるべきことに集中出来ます。これこそが生産性向上において最も重要なコトと言えます。
効率化は次に考えるべきで、まずは「捨てる」ことを考えましょう。
STEP4.効率化案を検討する
STEP1～STEP3実施後、残ったインプット(行動・作業・タスク)の効率化を考えます。
効率化の手法として考えられるのは以下のようなものです。
・作業スピードの向上
・作業時間の削減
・作業プロセスの見直し
・システム化・自動化
・アウトソース
これらの観点で、営業の訪問回数を効率化することを考えると以下のようになります。
・作業スピードの向上：歩くスピードを速くする。
・作業時間の削減：ミーティング時間を短くする。
・作業プロセスの見直し：近いエリアはまとめて訪問する。
・システム化・自動化：直接訪問するのではなく、テレビ会議にする
・アウトソース：営業訪問を外注化する
上記効率化案を洗い出せたら、効果の大きいものを中心にメリット・デメリットなどを検討し、実行案を決定します。
あとは、それらを実行・改善することで生産性向上に繋げます。
おまけ
この記事は私が仕事・副業・家事・育児などの様々なタスクで一杯一杯になったときに考えたことをベースに作っています。
個人的には、生産性は仕事だけでなく、私生活においても意識するべきだと考えています。
現代社会では、やるべきこと・やりたいことは溢れているため、それらをうまく取捨選択し、統合することが重要です。
生産性向上により、少しでも人生が豊かになることを目指していただければ幸いです。
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