今回はシステム開発におけるユーザー教育の進め方について説明したいと思います。
ユーザー教育・研修は、システム開発と直接的な関係が無いため、忘れがちな工程です。しかし、システムを現場で浸透させるためには、ユーザー教育の観点は非常に重要です。
システムの上流から下流をマネジメントする立場の人(プロジェクトマネージャーやITコンサルタント)は必ず押さえておくべきフェーズです。
目次
1.システム開発の教育方法について
教育方法については、対象のユーザー数やシステムの重要度などによって最適なものを選択します。
主なものとしては、下記が挙げられます。
①ユーザー向け説明会
②マニュアル配布
説明会は、システム利用対象ユーザーを集めて実施します。ある程度重要なシステムの場合に実施します。
一方、マニュアル配布は、説明会を実施する必要が無い場合やユーザー数が多すぎて説明会が出来ない場合の対応です。
それぞれについて詳細を説明します。
2.ユーザー向け説明会の進め方
2-1.目的
まず、ユーザー向け説明会を実施する目的は、下記2点です。
①エンドユーザーが持つ新システムへの不安やネガティブなイメージを良いイメージを変える。
②新システムの操作方法を理解してもらう。
これらを念頭に置いて、説明会を開催しましょう。
2-2.ポイント
ユーザー向け説明会におけるポイントは下記3点です。
①説明会の順番は、先に業務説明を行い、次にシステム操作説明を行う。
②現場のメリットを全面に押し出す。
③業務に精通しているメンバーが説明する
先述した通り、ユーザー向け説明会を実施する目的として、「エンドユーザーが持つ新システムへの不安やネガティブなイメージを良いイメージに変える」というものがあります。
そのため、なぜ、新システムを導入するのか？を業務的な観点で丁寧に説明する必要があるのです。それが、これら3つのポイントを押さえるべき理由です。
2-3.準備における確認観点
①本番会場でリハーサルを行う
②本番と同じ台数のPC接続をする
③参加者全てのIDでログインする
④当日のシナリオ通りに操作する
⑤説明者と参加者に分かれたリアルなリハーサルを行う
⑥OSやブラウザのバージョンの違いを確認する
⑦デスクトップに必要なショートカットを作っておく
⑧必要なサンプルデータを準備しておく
⑨リハーサル時に時間を計測する
3.マニュアル配布の進め方
マニュアルは大きく分けて、下記の2種類存在します。
①業務マニュアル
②システム操作マニュアル
これらのマニュアルをユーザーに配布しておき、各自でマニュアルを見ながら、新システムを使ってください。というのがマニュアル配布です。
説明会実施と比較すると、コストメリットはありますが、やや不親切な導入の仕方とも言えます。
ユーザーがあまりにも多すぎて説明会が出来ないときは、マニュアル配布で進めるようにします。
3-1.業務マニュアル
業務マニュアルは文字通り、業務目線で必要なことが書かれたマニュアルです。
業務マニュアルがシステム操作マニュアルと異なる点として、次のようなものがあります。
・業務マニュアルはシステム以外の説明も含んでいる
・業務で使わないシステム機能は記載しない
・複数のシステムに跨った説明も登場する
業務マニュアルをわざわざ作る理由としては、システム操作マニュアルだけでは、システムの理解が進まないことが挙げられます。
あくまでもシステムは業務を助けるものであり、主役は業務です。
業務という枠組みの中にシステムが存在していることを忘れないようにしましょう。
そのため、業務マニュアルは現場に精通している社内の人間が作成するのがベストです。くれぐれも外注して、現場感が薄いマニュアルを作成しないように気をつけましょう。
3-2.システム操作マニュアル
システム操作マニュアルは、システムの操作説明に特化したマニュアルです。
システムを使う際の不明点の解消や操作の補助としての役割を持ちます。
システム操作マニュアルは業務マニュアルと違い、誰でも作成出来るのが特徴です。
受入テストや運用テストを実施するタイミングで同時並行で作成することも可能です。
4.ユーザー教育計画書について
ユーザー教育をスムーズに行うためには、教育計画書の作成も重要になります。
以下のような観点を事前に検討しておくと良いでしょう。
・教育の目的 ・教育計画スケジュール ・スコープ ・対象者 ・方法 ・期間 ・場所 ・教材 ・準備内容 ・問い合わせ窓口／フロー
5.まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回はシステム開発におけるユーザー教育の進め方について説明しました。
システム開発自体の工程ではないため、つい忘れがちですが、プロジェクトの設計時に忘れないよう注意しましょう。
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