議事録における良い文章の書き方とは｜10個のコツ

議事録において良い文章とは、どのような文章か分かるだろうか。

この記事では、良い文章を作成するためのコツを紹介したい。

議事録だけでなく、メールやWebライティングなど、様々な場所で応用ができるはずだ。是非参考にして欲しい。

1.議事録における良い文章の書き方 10個のコツ

最初に結論からお伝えしよう。

議事録における良い文章の書き方のコツは以下の7つである。

では、それぞれについて、説明したい。

① 型を使う

議事録でまず一番重要なことは型(フォーマット)を使うことである。

型を使うことで議事録の作成時間は少なく出来る上、読む人の負担を軽減出来る。

下記の項目は必ず入れるようにしたい。

・日時

・参加者

・合意事項

・ToDo/課題

・議事要旨

また、議事要旨ではアジェンダごとに分けるなどの工夫で見やすくすることを心がけよう。

② 文語体(書き言葉)になっている

まず、最も意識するべきことは、文語体つまり書き言葉で書くことである。

実際にコンサルティングファームで議事録をレビューしたときに最も指摘を受けるのが、口語体で書かれているという点である。

誤って使われる口語体として以下が挙げられる。(左が口語体、右が文語体)

口語体は議事録に利用するにはふさわしくないため、注意するべきである。

なお、下記の記事で文語体の書き方のコツを書いているため、参考にしてほしい。

③ シンプルな文章である

良い文章とは無駄な言葉が削られたシンプルな文章である。

シンプルな文章を作るためには以下2点を心がけるのが良い。

a.) ワンセンテンス・ワンメッセージにする

b.) 余計な言葉を極力削って簡潔にする

ワンセンテンス・ワンメッセージとは、一つの文章に意味は一つのみというルールである。

意味が複数になる場合は、文もそれだけ分けたほうが良い。

短い文章を重ねることで、リズムが良くなるし、緊迫感も出てくる。

『書く力』(著：池上 彰・竹内政明)より抜粋

また、削っても意味が変わらない言葉は省略するべきである。接続詞、主語、指示語、形容詞、副詞、意味が重複する言葉は削りやすいため、推敲の際は意識してみると良いだろう。

④ 必要な情報がすべて書かれている

議事録で重要なことは見る人に誤解を与えないようにすることである。

そのためには、必要な情報が抜け漏れなく書かれていなければならない。

文章はシンプルにしつつも必要な情報はすべて含まれているというのが良い議事録である。

⑤ トピックごとにかたまりになっている

会議では複数の議題、あるいは1つの議題でもいくつかのトピックに分かれて進行される。

それらのトピックごとにかたまりになっていると、見る人は把握・理解しやすい。

見る人が理解しやすいように構成を整えることも重要なコツの一つである。

⑥ 主語と述語が近くに置かれている

日本語の語順は結論が最後になっているため、どうしても主語と述語が離れてしまいがちである。

しかし、主語と述語が離れていれば離れているほど、文章構造を捉えにくくなる。

そこで、意識的に主語と述語を近くに置くようにする。そうすることで、読み手も構造を把握しやすくなるはずだ。

また、短文を意識すれば、自然と主語と述語は近くに置かれるだろう。

⑦ 読点の使い方が適切である

読点を正しく使うことも良い文章に必要な要素である。

ロジカルライティングの著者である安田 正さんの文章を借りると、読点のルールは下記のようになる。

正しく読点「、」を打つために以下の5つのルールを覚えましょう。

●ルール1／主語の後に打つ

例：K社は、今期社員増の予定です。私は、母に感謝した。

●ルール2／文と文を分けるところに打つ

例：私は部長に昨日の商談の内容を伝え、佐藤さんは今月の売上見込みを報告した。

●ルール3／並列関係にある語句の後に打つ（ただし、最後の語句の後はなし）

例：その商品は北京、上海、香港で販売されている。

●ルール4／修飾語がどこにかかるか、分かるところに打つ

例：1万円の時計のベルトを選んだ。→1万円の時計の、ベルトを選んだ。（「1万円の時計」が「ベルト」を修飾。／1万円の、時計のベルトを選んだ。（「1万円の」が「ベルト」を修飾。

●ルール5／接続詞の後に打つ

例：私はダイエットをして3カ月で10ｋg減量した。しかし、あっという間にリバウンドだ。

『わかりやすい文章を書く１２のコツ』より引用

⑧ 数字が明確になっている

数字は具体的に提示したほうが良い。文章の中に数字を入れるだけで、信頼性と客観性が向上する。

議事録の際も数字が出た際には、しっかりとメモを残すことが重要である。

例えば、以下のような言葉は極力避け、具体的な数字に変換するべきである。

　・来週の月曜日 ⇛ ○月○日(月)

　・朝・昼・夜間 ⇛ xx:xx〜xx:xx

・多数・数多くの ⇛ ○○個

⑨ 指示語や曖昧な言葉が使われていない

「あれ」「これ」「それ」などの指示語は、可能な限り使わないほうが良い。

指示語は、文章のどの部分を指しているかが分かりにくく、読み手によって解釈が分かれる可能性が出てきてしまうからだ。

また、同じように曖昧な言葉も出来る限り、避けるべきである。

「～のような」「～と思う」といったあいまいな言葉もビジネスシーンにおいて、あまり意味をなさない。具体的かつ断定的な言葉を選択するべきだ。

これは文章だけでなく、ビジネス会話においても同じことが言えるだろう。

⑩ 同じ文末が続いていない

文章にはリズムがある。そのリズムを作り出している要素の一つが「文末」である。

同じ文末が続くと、幼稚に見える上、リズムも良くない。適度に文末は変えたほうが良い。

なお、新聞では、リズムを整えるために体言止めがよく使われるという。

新聞に掲載する文章は、記事でもコラムでも、字数が限られていることと、動詞や語尾を考えなくてよいのでラクだということで、体言止めが目立つ傾向にあります。日本語は同じ語尾が続くと、リズムが悪くなる。だから、・・・(中略)・・・さまざまな表現をひねり出していかなければいけないんです。

『書く力』(著：池上 彰・竹内政明)より抜粋

【まとめ】良い議事録を書くためには読み手のことを考えて、分かりやすい文章にすることを心がけるべき

いかがだろうか。

今回は、議事録における良い文章の書き方のコツを解説した。

良い文章の書き方を学ぶことで、良い議事録につながることが分かっていただけたと思う。

また、他にも議事録に関する記事をいくつか書いているため、合わせて参考にしてほしい。

参考書籍

書く力　私たちはこうして文章を磨いた

読売新聞の『編集手帳』を担当している竹内政明さんと池上彰さんの対談形式の本である。良い文章についてのお二人の深い知見が随所に見られる良著である。

まだ、読んでいない人は是非読んでいただきたい必読書である。

「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた

この本はタイトルの通り、100冊の文章術に関するベストセラーに書かれているポイントをまとめた本である。ランキング形式になっており、多くの本が挙げているポイントほど上位になっている。

ポイントが簡潔にまとまっており、実用的なため、手っ取り早く文章を改善したい人におすすめである。

Webライティング 売れる書き方の成功法則64

こちらはWebライティングの本である。

Webライティングは、構造的に書くことが求められるため、議事録作成と共通点が多い。

より実践的な文章の書き方を学びたいのであれば、こちらをおすすめする。

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