【超入門編】Microsoft Accessを初めて使う人が必ず覚えるべき構造と手順

Microsoft Accessはデータベースとしては古いソフトウェアだが、依然としてシェアは高く、簡単なデータベースを作成するのには適している。

この記事ではMicrosoft Accessを初めて扱う人に向けて、Accessの構造及び簡単な手順をまとめたものである。

この記事を読むだけで、簡単なAccessの操作は出来るはずである。是非参考にして欲しい。

1.Accessを構成するオブジェクト

まず、Access初心者にとって理解しがたいのが、「オブジェクト」である。

しかし、「オブジェクト」の意味はそこまで深く考えなくてよい。おおまかに言うと、データベースの中に作られるものを総称して「オブジェクト」と呼ぶ

そして、Accessの主要なオブジェクトとして、以下4つが挙げられる。こちらは重要のため、全て覚える必要がある。

Accessの主要なオブジェクト
  1. テーブル
  2. クエリ
  3. フォーム
  4. レポート

①テーブル

「テーブル」はデータを保存するためのオブジェクトである。分かりやすく言うと、データを入れておく箱である。

データベースの中核を担うオブジェクトであり、「テーブル」が無ければ、データベースを作成することはできない。

なお、「テーブル」は表形式になっており、見た目はエクセルに近い。しかし、データベースの用語を知らないと、内容を理解できない。

「テーブル」を理解するためには、少なくとも下記の用語は押さえておく必要がある。

フィールド

フィールド」は、エクセルで例えると「列」である。
(上部にあるA、B、C・・・と右のほうに続くもの。)

Accessにおける「フィールド」は、「データの項目」を表す。

例えば、”名簿”というテーブルがあったとすると、「氏名」、「電話番号」、「住所」といった項目がフィールドになる。

レコード

レコード」は、エクセルで例えると「行」である。
(左部にある1、2、3・・・と下に続くもの)

Accessにおける「レコード」は、「1件あたりのデータのまとまり」を表す。

先ほどの名簿で例えると、「山田太郎」、「03-xxxx-xxxx」「東京都千代田区xxx」のような具体的なデータのかたまりがレコードになる。

セル

「フィールド」や「レコード」が列単位や行単位のデータのまとまりであるのに対し、「セル」は一つ一つのデータを指す。

これはエクセルと同じイメージを持っていただければ問題ない。

②クエリ

「クエリ」は、「テーブル」に保存されているデータを操作するためのオブジェクトである。

「クエリ」で出来るようなこととしては、以下のようなものが挙げられる。

  • 見たいフィールドのデータのみを表示する
  • 複数のデータソースからデータを結合して表示する
  • 指定した抽出条件を満たすレコードを抽出する

③フォーム

「フォーム」は、データの入出力をする操作画面である。

「テーブル」にデータを入力するための「入力画面」やデータを見栄え良くするための「出力画面」などの役割を担う。

「テーブル」や「クエリ」が裏方だとすると、「フォーム」は表舞台に立つ演者と言える。

④レポート

「レポート」は、テーブルから取り出したデータやクエリで集計された結果を印刷するためのオブジェクトである。

見栄えを良くするための機能としては、「フォーム」があるため、出番が多いわけではないが、主要なオブジェクトの一つである。

2.Accessの最も基本的な操作手順

では、ここからは実際のAccessの手順について説明したい。

具体的には下記5つの手順である。

Accessの基本的な手順
  1. データベースファイルの作成
  2. テーブルの作成
  3. クエリの作成
  4. フォームの作成
  5. レポートの作成

STEP1.データベースファイルの作成

Accessで最初に行う作業は、データの入れ物となる「データベースファイル」を作成することである。

下記の手順で作成が出来る。

データベースファイルの作成
  1. [空のデスクトップデータベース]をクリック
  2. ファイル名を付けて保存する

STEP2.テーブルの作成

データベースファイルを作成したら、次にデータを保存するテーブルを作成する。

テーブルの作成
  1. テーブルを新規作成する
  2. フィールドを追加する
  3. データを入力する
  4. テーブルを保存する

STEP3.クエリの作成

クエリはテーブルに保管されているデータを操作することが出来るオブジェクトである。ここでは、選択クエリウィザードを使ってクエリを作成する。

クエリの作成
  1. [クエリウィザード]をクリックする
  2. [選択クエリウィザード]を選択する
  3. フィールドを選択する
  4. 集計の選択をする
  5. クエリ名を指定する

STEP4.フォームの作成

フォームは、入力画面や出力画面を作成するオブジェクトである。

ここでは、テーブルにデータを入力するための画面を作成する。

フォームの作成
  1. [フォーム]をクリックする
  2. 保存する
  3. フォームビューに切り替える
  4. [新規作成]をクリックする
  5. データを入力する
  6. フォームを閉じる

STEP5.レポートの作成

レポートは、テーブルやクエリのデータを印刷することができるオブジェクトである。

レポートの作成手順は下記の通りである。

レポートの作成
  1. [レポート]をクリックする
  2. 印刷プレビューを表示する
  3. 印刷の設定を行う

【まとめ】Accessを使うためには基本知識が必要

いかがだろうか。

今回はAccessを初めて使う人が必ず覚えるべき構造と手順について説明した。

Accessを扱うためには、全て必要な知識のため、必ず覚えて欲しい。

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