おそらくこの記事にたどり着いた方は議事録作成が苦手な方かと思います。
何を隠そう私も議事録作成が大嫌いでした。。。
上司にレビューを受けて、たくさん修正されるのですが、一体何が悪いのか原因がつかめないままでした。（もちろん修正後の文章のほうが良いことは、なんとなく分かりましたが。）
そんな私でしたが、ある時、議事録作成のプロからたった一つのコトを指摘されたことがありました。
その日からそれを意識するだけでみるみるうちに議事録が改善されました。
今回はそんな魔法のような(?)ポイントを紹介したいと思います。
議事録の書き方で意識すべきたった1つのコツとは
ずばり結論からお伝えします。
議事録が書けない人が、必ず意識すべきことは・・・
口語体ではなく、文語体を使う
です。
議事録は文章です。つまり、文語体(書き言葉)を使わなくてはいけないというルールが存在するのです。
実は、コンサルティングファームでも議事録作成の際に最も指摘を受けるミスが
「口語体(話し言葉)を使っている」
という現実があるのです。
では、なぜこのようなミスが頻繁に起きるのでしょうか？それは口語体と文語体の違いが分かっていないためです。
例えば、よく見られるミスは以下のようなものです。
（左が口語体、右が文語体です）
～ので ⇒ ～ため
しっかりと ⇒ 精緻に
～はず ⇒ ～見込みである
～いく ⇒ ～する
（例：進めていく ⇒ 進める）
～すると ⇒ ～し
～くらい ⇒ 約～、～程度
～時 ⇒ ～際
～いい ⇒ ～良い
～なった ⇒ ～に変化した／～に進んだ など
～が見ている ⇒ ～が把握している／～が参照している など
～という ⇒ ×
～すること ⇒ ×
～もの、こと ⇒ ×
～なっている ⇒ ×
他にも色々とあるのですが、挙げると無数に出てきてしまうため、まずはこのことを意識することが大事なのです。
ら抜き言葉、い抜き言葉は使わない
また、文章を書く時には、「ら抜き言葉」、「い抜き言葉」は使わないようにしましょう。
これらを会話で使うか否かはまた別の議論ですが、客観的な文章である議事メモに使うのはＮＧです。
■ら抜き言葉の例
見れた ⇒ 見られた
出れる ⇒ 出られる
始めれる ⇒ 始められる
■い抜き言葉の例
見てる ⇒ 見ている
書いてる ⇒ 書いている
話してる ⇒ 話している
この「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」も多く指摘されるポイントのため、合わせて紹介させていただきました。
文語体を学ぶための勉強法
最後に文語体を学ぶための勉強法をお伝えします。
それは、新聞の社説を読むことです。
社説は文語体で書かれておりますので、読むだけで単語力とリズムを身に付けることが出来ます。この方法は是非試していただければと思います。
【参考(外部サイト)】
【結論】議事録作成は意識と経験で確実に改善されます
今回は議事録作成で押さえるべきたった1つのコトというテーマでお伝えしました。
私も大の苦手だった議事録作成ですが、文語体で書くことを意識するだけで、多少はマシになったと思います。
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