こんにちは。わさお(@wasataka)です。
資料作成ってめちゃくちゃ面倒くさいですよね？私もコンサルに転職するまでは資料作成が苦手でした。
そんな私のような人のために、資料作成で最低限押さえておきたい10個のコツをまとめました。
やむを得ず、資料作成することになった人はこの記事に書いてあることは意識してもらえればと思います。
「パワポで資料作成したが、自己チェックをしたい」
「部下が作成した資料のチェックポイントを知りたい」
「スライド資料で気を付けるポイントを知りたい」
目次
1.資料作成で最低限押さえておきたい10個のコツ
コツ1：「誰が」「誰に」「どうしてもらうか」を明確にする
スライド資料を作成する目的は、人を動かすことです。この大原則を覚えておかないと、メッセージがぼやっとした資料になってしまいます。
資料全体のメッセージとして、「誰が」「誰に」「どうして欲しいか」というアクションを最初に考えておきましょう
そのアクションをゴールとして、資料全体の構成を考えることが重要です。
なお、人を動かす資料を作成するために重要なポイントは下記となります。
- メッセージが明確である
- 動かしたい人とアクションが明確である
- 根拠が明確である
コツ2：スライド全体のストーリーを論理的に繋げる
説明資料の原則は、スライド全体で1つのストーリーを作ることです。
その際、それぞれのスライドが論理的に繋がっている必要があります。したがって、資料全体を俯瞰し、ストーリーがしっかり出来ているかをチェックしましょう。
- 「雲(事実)」⇒「雨(解釈)」⇒「傘(提案)」
- 「背景」⇒「課題」⇒「解決策」⇒「効果」
- 「Point(サマリ)」⇒「Reason(理由)」⇒「Example(例)」⇒「Point(結論)」
コツ3：1スライド1メッセージにする
これは資料作成の基本のため、知っている人も多いかと思います。
資料作成の原則として、1つのスライドに言いたいことは1つだけにするというルールがあります。
そして、その言いたいことは「キーメッセージ」と呼ばれます。
1スライド1メッセージになっているかしっかりチェックしましょう。もちろん、資料全体として、ストーリーがしっかり出来ていることが前提です。
コツ4：キーメッセージとスライドの中身が合っている
スライドの中身はキーメッセージを補足するものです。キーメッセージに関係ない情報は不要な情報ですので、入れないようにしましょう。
コツ5：重要なポイントを抜け漏れなく含んでいる
読む人にとって重要になるポイント・キーワードは必ず押さえましょう。
コツ6：冗長な部分を排除する
スライド内に「同じ言葉」もしくは「同じ意味の言葉」を何度も登場させないようにしましょう。
また、メッセージも冗長的にならないようシンプルに明確になるように無駄な言葉をなるべく削りましょう。
語尾を短くすることもテクニックの一つです。
コツ7：スライドの重要な部分が強調されている
そのスライドで何を言いたいのか？を意識して、スライドを作るようにしましょう。
また、スライド内で強調したい箇所は必ず強調しましょう。でないと、資料をぱっと見たときにどこに目線を動かすべきかが分からないためです。
なお、強調は下記3ステップで行いましょう。
STEP2.キーメッセージの内容から強調箇所を決める
STEP3.文字は「太字」と「文字色」で、見出しは「小見出し」で、範囲は「背景色」で強調する
コツ8：色は3色までに抑える
スライド内の色は3色までに抑えるのが原則です。
もっと言えば、モノクロ(白と黒)だけで基本的に十分です。どうしてもアクセントに色を使いたい箇所だけ色を付けるようにしましょう。
色がごちゃごちゃしているスライドはどこを見て良いかが分からないため、やめましょう。
ただし、プレゼン資料など華やかさを演出したい場合はこの限りではありません。
なお、スライドデザインに関しては下記記事がおススメです。
【保存版】パワーポイントを分かりやすくするための10個のテクニック
コツ9：オブジェクトを揃える
これは外資系コンサルの人であれば、ほぼ全員言われたことがあると思いますが、オブジェクトの縦と横は必ずそろえるようにしましょう。
その時によく使うのは、PowerPointの【図形を揃える】機能です。
[ホーム]⇒[配置]⇒[オブジェクトの位置]⇒[配置]
この機能により、選択したオブジェクトを揃えたり、均一に並べることが出来ますので、必ず覚えておきましょう。
コツ10：資料全体を統一させる
最後に資料全体に統一感を持たせましょう。
その際、下記のような点をチェックしましょう。
2.「資料作成」に関するおすすめ本
本記事を書くにあたり、下記の書籍を参考にさせていただいております。
両書籍とも資料作成に必要な原則が分かりやすく解説されていますので、是非読んでみていただければと思います。
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3.まとめ
いかがでしたでしょうか。
資料作成スキルは、これからのビジネスパーソンにとって非常に重要なスキルです。
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